8. AMOSTRAGEM

1. m dos procedimentos empregados pela auditoria é o dos exames parciais, também chamado de prova seletiva ou de amostragem.


1. AMOSTRAGEM - é o processo pelo qual se obtém informação sobre um todo (população), examinando-se apenas uma parte do mesmo (amostra).

A amostra tem que ser representativa da população. Para uma amostra ser representativa, cada item da população deve ter a mesma chance de ser selecionado, ou seja, de ser incluído na amostra.

A seleção da amostra não deve ter preconceito ou tendência. Deve ser sempre imparcial não só no sentido do objetivo final a ser alcançado, como também no sentido de não facilitar demais o trabalho a ser realizado pelo Auditor, o que é em si uma parcialidade.

Há diferença entre amostragem probabilística (ou estatística) e amostragem nãoprobabilística (ou subjetiva). A primeira fundamenta-se na distribuição amostral e na seleção aleatória, enquanto que a segunda não tem base estatística, sendo a amostra selecionada por critérios pessoais decorrentes da experiência profissional e do conhecimento do setor em exame.

2. Na amostragem probabilística, o tamanho da amostra é função:


1. do(s) parâmetro(s) a estimar;


2. do nível de confiança desejável;


3. do erro tolerável ou índice de precisão escolhidos; e


4. do grau de dispersão da população.


1. Podendo, ainda, depender do tamanho da população e de outros parâmetros específicos. Na amostragem não-probabilística, o tamanho da amostra é estabelecido sem nenhuma base de sustentação técnica, sendo usual que corresponda a 10% ou 15% da população alvo.


2. A amostragem probabilística permite, além da estimação pontual e do controle do erro, a estimação por intervalo, ao qual se associa um grau de confiança desejável, ou seja, uma probabilidade de o verdadeiro valor do parâmetro a estimar estar nele compreendido. É vantajosa a sua utilização, quando o objetivo é a obtenção de estimativas para a população (média, total, proporção e número de ocorrência), permitindo trabalhar com amostras de tamanho reduzido, em níveis de significância e confiabilidade adequados para assegurar a precisão desejada.


3. Se, entretanto, o objetivo é o exame de casos sem o interesse na obtenção de inferências sobre a população, ou quando o tamanho da amostra é muito pequeno (inferior a 10 casos), o auditor pode valer-se da amostragem não probabilística, utilizando os seguintes critérios de seleção para compor uma amostra:


1. seleção com base em análise de vulnerabilidade, risco potencial inerente e importância relativa;


2. itens com características inovadoras, pouco usuais ou com grande complexidade;


3. itens em que ocorreram mudanças na natureza, extensão, prazo ou custo original;


4. indícios de irregularidade ou erro; e


5. desejo de dispor de uma distribuição razoável em relação a órgãos, unidades responsáveis, modalidades operacionais, setores de atividade econômica, estados da federação etc.


2. MATERIALIDADE

Uma auditoria resulta em um parecer dizendo se as demonstrações financeiras representam adequadamente a posição financeira e o resultado de uma entidade (isto é: se elas são confiáveis o suficiente para os usos normais de demonstrações financeiras, tais como decisões sobre empréstimos e investimentos).

Demonstrações financeiras suficientemente confiáveis são aquelas livres de erros materiais. A expressão "erro material" se refere tanto a distorções, quanto a omissões nas demonstrações financeiras. Seria muito caro, se não impossível, estabelecer um sistema contábil perfeito, que fornecesse segurança absoluta.

Em termos gerais, uma confiabilidade maior pode ser atingida com gastos maiores. Entretanto, uma vez que se atinge um grau satisfatório de confiabilidade para os propósitos dos usuários, gastos adicionais em busca de uma confiabilidade ainda maior não são justificados pelos custos envolvidos. Do mesmo modo, uma vez que é obtida a evidência de auditoria suficiente para suportar parecer, não é necessário obtermos evidência adicional. Assim, o conceito de materialidade é importante para determinarmos a extensão do trabalho de auditoria a ser feito e como avaliar a importância de constatações de auditoria.

Usuários diferentes podem ter exigências de confiabilidade diferentes. Alguns, especialmente se não têm que arcar com os custos, podem exigir um alto nível de confiabilidade. Outros podem se satisfazer com medidas aproximadas de desempenho. É impossível dar níveis exatos de confiabilidade para cada usuário e normalmente não se justifica o custo de atender as exigências do usuário mais exigente. Portanto, para fins contábeis, a materialidade é geralmente estabelecida em termos de um usuário razoável. Uma definição bem conhecida de erro material é a seguinte:

"O erro material é um erro ou omissão de informação contábil de tal magnitude, que torna provável que o julgamento de um usuário normal, que confia naquela informação, teria sido modificado ou influenciado pela omissão ou erro incorridos".

Em vista das dificuldades expressas a respeito da definição de materialidade para padronizar, na extensão possível, a precisão de nossas auditorias, usamos os seguintes parâmetros descritos neste capítulo:

• o primeiro parâmetro, chamado "gabarito", é usado na etapa de planejamento de procedimentos de auditoria, como um guia para ajudar a determinar a natureza, época e extensão dos procedimentos de auditoria (usamos o termo "gabarito" para significar o que alguns chamam de "materialidade de planejamento"),


• o segundo parâmetro, chamado "erro tolerável", é a medida de precisão usada para a avaliação dos riscos inerentes, de controle interno e de análise substantiva, e


• o último parâmetro, para o qual realmente usamos o termo "materialidade", é usado no final da auditoria, quando avaliamos a evidência de auditoria para dar um parecer sobre se as demonstrações financeiras estão materialmente corretas.


3. Amostragem Estatística.

Baseando-se em fundamentos matemáticos, este tipo de amostragem exige que a amostra selecionada apresente um comportamento mensurável em termos das leis e probabilidade, para que se possa analisá-la e formar uma opinião sobre a população. Assim sendo, quando um teste de auditoria é nela baseado, seu resultado pode ser representativo da situação da população, da qual foi extraída a amostra, dentro de um grau de confiança estipulado.

A aplicação da amostragem não elimina ou substitui o julgamento do Auditor, pois embora existam tabelas específicas para o tamanho do teste, há que se definir a mais aceitável para cada caso específico, a partir dos graus de confiança e precisão definidos inicialmente.

1. Amostragem por Julgamento.

Há situações em que a natureza e qualidade dos itens a serem testados não permitem a utilização de amostragem estatística ou os motivos da realização da auditoria torna desnecessária a imparcialidade. Nestes casos, os testes a serem realizados baseiam-se no julgamento pessoal do auditor, que efetua a seleção dos itens subjetivamente, calcado principalmente na sua capacidade e experiência profissional. Um exemplo típico para a aplicação deste tipo de amostragem é o da circularização dos devedores, baseada nas posições em atraso e efetuada sob a motivação de suspeita de erros, impropriedades ou irregularidades.

O risco deste tipo de testes situa-se, principalmente, na eventualidade de que o resultado venha a ser projetado para formar um opinião global, o que não é aceitável, pois a amostra pode não ser representativa.

4. TIPOS DE AMOSTRAGENS ESTATÍSTICAS

Os tipos de amostragens estatísticas mais comumente utilizados, de acordo com o teste a efetuar, são:

1. Amostragem Aleatória Simples

Trata-se de plano muito utilizado em auditoria para a obtenção de estimativas para a população. Exemplo: o número de ocorrências de erros de determinado tipo ou o valor médio das operações realizadas.

Existem, para esse fim, fórmulas e tabelas para estabelecer o tamanho das amostras e as estimativas, de acordo com: o tamanho da população; o nível de confiabilidade desejável; o índice de precisão escolhido; o grau de dispersão da população; e a taxa de ocorrência esperada para o atributo, eventualmente, em prova.

2. Amostragem Exploratória

Este plano se aplica quando a evidência de um caso simples de divergência ou irregularidade parece exigir uma investigação mais profunda. Seria indicado, por exemplo, nos casos de: pesquisa de fraudes; quebras relevantes de controle; e burlas deliberadas de normas estabelecidas.

Existem para esses casos tabelas especiais, que mostram as probabilidades de se encontrar pelo menos uma ocorrência em amostra de tamanho preestabelecido, extraída de população que possua um índice especificado de ocorrências.

3. Amostragem por Estratificação

É usada quando do exame de itens cujo valor apresenta grande variedade. Assim, estabelecem-se extratos de modo que a variância do valor do item seja a menor possível dentro de cada extrato. O número de extratos resultantes é, normalmente, pequeno.

4. Amostragem por Intervalo Nesse caso, procede-se à seleção de itens de maneira que haja sempre um intervalo prefixado entre cada item selecionado, sendo essencial que essa amostra seja selecionada aleatoriamente e, para isso, deve-se observar o seguinte: - que seja o primeiro item dos "n" iniciais (tamanho do intervalo) escolhido aleatoriamente; - que os itens na população não estejam ordenados de modo a prejudicar a aleatoriedade; e - que nenhum item da população tenha sido retirado do arquivo antes de iniciada a escolha.


5. APLICAÇÃO DA AMOSTRAGEM POR JULGAMENTO

É utilizada na extração de amostras independentemente das bases estatísticas, quanto a seu tamanho e método de seleção.

6. MÉTODOS DE SELEÇÃO DOS ITENS DA AMOSTRA

Os métodos mais comumente utilizados são:

1. Números Aleatórios Neste método, os itens, quer da população total, quer das estratificações efetuadas, são selecionadas de modo aleatório.

Torna-se mais fácil aplicar esta técnica, quando os itens da população são de alguma forma ordenados, de preferência, numericamente. Para a escolha dos itens, podem ser compostas tabelas dos números dispostos de modo aleatório e que serão consultados pelo auditor durante o trabalho.

Exemplificando: TABELA DE NÚMEROS ALEATÓRIOS 1322 4660 1466 3820 1333 0876 2539 0521 5524 1114 0322 0231 0996 2015 4626 0349 7500 3585 0440 2170 0606 2212 6646 8077 1209 2746 1689 2221 7727 1491 Supõe-se que o auditor deverá conferir 10 Notas de Empenho numa série de nºs 0001 até 2000. Procurando-se na tabela de números aleatórios acima, encontram-se as seguintes Notas de Empenhos a serem conferidas: 1322 - 0996 - 0440 - 1209 - 0521 - 1466 - 0606 1689 - 1114 - 0349.

Para este método, podem ser utilizadas, também, as tabelas de números randômicos existentes, as quais compõem-se identicamente de números aleatórios e foram matematicamente preparadas. São apresentadas em grupos de 5 algarismos dispostos em colunas verticais e/ou linhas horizontais.

A forma de obter a amostra, utilizando-se a tabela de números randômicos, é idêntica ao exemplo citado anteriormente, sendo apenas escolhido pelo auditor: a página, a coluna ou linha e o sentido vertical ou horizontal.

2. Números Sistemáticos ou Intervalos

Neste método, os itens, quer da população total, quer da estratificação, são selecionados de modo tal que permaneça entre eles, um intervalo uniforme. Por exemplo: cada 5ª Nota de Empenho.

Cabe mencionar dois aspectos a serem considerados:

• O ponto de partida deve ser aleatório. Isto é, se foi decidido controlar cada 5ª Nota de Empenho constante do registro próprio, o início do teste não deve ser a Nota nº 1, mas escolhido com base na data em que se inicia o teste. Assim sendo, a 1ª Nota de Empenho selecionada corresponderá ao primeiro número na referida data e os demais de acordo com o intervalo proposto; e


• O arquivo e/ou registro da documentação sujeita ao teste deve ser numa ordem tal que elimine a parcialidade de motivação prévia.

Um caso típico de uso de intervalo frequencial é quando a população não se encontra ordenada cronologicamente. Por exemplo, o registro no computador, de duplicatas, via de regra é ordenado pelo CGC do cliente, não sendo ordenado seqüencialmente mas com intervalos. Neste caso, é de extrema facilidade selecionar os saldos a serem conferidos ou circularizados, através do intervalo frequencial.

3. Estratificação

É a separação da população em classe. A partir desse ponto, proceder-se-á ao teste, porclasse, de conformidade com o sistema adotado. É possível até usar-se diferentes sistemas para cada classe da estratificação.

Esta técnica de estratificar é bastante útil, quando a população apresenta muita diversidade nos seus valores individuais, datas etc.

4. Amostragem Grupal ou por Lotes

Consiste na escolha de certos grupos de transações a serem examinados na sua totalidade ou testadas.

Os grupos de transações podem ser:

• as transações de uma certa data; e


• as transações de certa natureza.