SECRETARIA DE ARQUIVO – SARQ
Perguntas Freqüentes
01. Existe legislação específica sobre arquivos e gestão de documentos?
02. Quais devem ser as características dos profissionais que desempenham as atividades de arquivo?
03. Porque não se deve chamar “arquivo morto"?
04. Pode-se eliminar documentos de arquivo?
05. Quais as diferenças entre documento de Arquivo e documento de Biblioteca?
06. Fotografias, CDs, vídeos, DVDs podem ser considerados documentos de arquivo?
07. O que é arquivo impresso?
08. O que é documento arquivístico?
09. O que é um documento eletrônico?
10. O que é um documento arquivístico eletrônico?
11. A correspondência eletrônica (e-mail) é um documento arquivístico?
01. Existe legislação específica sobre arquivos e gestão de documentos?
Há uma lei geral de arquivos, a Lei Federal nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados.
Embora a gestão da documentação governamental seja um dever do poder público em todos os níveis, previsto na Constituição Federal de 1988 (art. 216, § 2.°) e na Lei de Arquivos nº 8.159/91 (art. 1.°), a descentralização político-administrativa confere aos estados e municípios autonomia para legislar sobre os documentos gerados na esfera de suas competências (Constituição Federal, art. 30 e Lei Federal nº 8.159/91, art. 21). Por isso, além de atender às determinações da Lei Federal, cabe aos Estados, Municípios e Distrito Federal aprovar instrumentos legais que definam critérios para a gestão e o acesso aos documentos públicos.
02. Quais devem ser as características dos profissionais que desempenham as atividades de arquivo?
O tratamento técnico dos arquivos e dos documentos é indispensável para a implantação de políticas eficazes de informação em qualquer organização. Nesse sentido, é indispensável o conhecimento de legislação específica e das técnicas arquivísticas, bem como dos procedimentos administrativos.
Os servidores que trabalham diretamente com acervos documentais arquivísticos administrativos devem o seguinte perfil: afinidade com a atividade, disponibilidade para executar as atividades e conhecimento dos assuntos e da finalidade da documentação a ser tratada.
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03. Porque não se deve chamar “arquivo morto"?
A primeira providência a se tomar é não mais utilizar a expressão "arquivo morto", pois ela reflete um conceito equivocado de arquivo.
O Arquivo é um todo orgânico. Origina-se das atividades de um órgão e reflete o dia-a-dia dessas atividades. É, portanto, um organismo vivo que nasce, cresce e sofre transformações. Cada Arquivo é um Arquivo, possuindo cada um, características próprias.
O arquivo tem três fases ou idades denominadas: fase corrente ou 1ª idade, fase intermediária ou 2ª idade e fase permanente ou 3ª idade.
A Lei nº 8159/91, em seu artigo 8º explica as respectivas fases ou idades:
Fase corrente: documentos em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam objeto de consultas freqüentes;
Fase intermediária: documentos que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente;
Fase permanente: conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados.
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04. Pode-se eliminar documentos de arquivo?
Sim, desde que respeitada a legislação vigente e adotados os procedimentos técnicos necessários. A Lei Federal n.o 8.159/91 determina em seu art. 9.° que "a eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público será realizada mediante autorização da instituição arquivística pública, na sua específica esfera de competência".
A eliminação é conseqüência natural do trabalho de avaliação de documentos a ser executado pelas Comissões de Avaliação de Documentos, equipes multidisciplinares constituídas formalmente, a quem cabe a definição de critérios para eliminação da massa documental acumulada, bem como a elaboração das Tabelas de Temporalidade. Importante registrar que a eliminação implica na destruição de documentos que, no processo de avaliação, foram considerados sem valor para guarda permanente. O procedimento correto para a inutilização de documentos é a fragmentação manual ou mecânica do papel para reciclagem e nunca a incineração, considerando as determinações da Lei n.o 9.605/98, que dispõe sobre as sanções penais e administrativas derivadas de condutas e atividades lesivas ao meio ambiente.
A eliminação de documentos públicos deverá obedecer aos procedimentos previstos na Resolução nº 5 do CONARQ, de 30/9/96, que dispõe sobre a publicação de editais para eliminação de documentos nos Diários Oficiais da União, Distrito Federal, Estados e Municípios e na Resolução nº 7, de 20/5/97, que dispõe sobre os procedimentos para a eliminação de documentos no âmbito dos órgãos e entidades integrantes do Poder Público.
No âmbito do Senado Federal, foi criada, pelo Ato do Diretor Geral nº 846 de 2000, a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos de Arquivo com a finalidade de promover a avaliação, seleção e destinação final dos documentos do Senado Federal e do Congresso Nacional, segundo a ciência arquivística e de acordo com a legislação em vigor.
Seguem extratos da legislação vigente sobre eliminação de documentos:
Lei Federal nº 8.159, de 08/01/91, art. 9.°:
"A eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público será realizada mediante autorização da instituição arquivística pública, na sua específica esfera de competência"
Decreto Federal nº 1799, de 30/01/96, art. 12, parágrafo único:
"A eliminação de documentos oficiais ou públicos só deverá ocorrer se prevista na tabela de temporalidade do órgão, aprovada pela autoridade competente na esfera de sua atuação e respeitado o disposto no art. 9. ° da Lei n. ° 8.159, de 8 de janeiro de 1991"
Resolução nº 7 do Conselho Nacional de Arquivo - CONARQ, de 20/5/97, art. 5º:
"Os órgãos e entidades que ainda não elaboraram suas tabelas de temporalidade e pretendem proceder à eliminação de documentos deverão constituir suas Comissões Permanentes de Avaliação, responsáveis pela análise dos documentos e pelo encaminhamento das propostas à instituição arquivística pública, na sua específica esfera de competência, para aprovação"
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05. Quais as diferenças entre documento de Arquivo e documento de Biblioteca?
Segundo a Lei 8159/91, consideram-se arquivos o conjunto de documentos, organicamente acumulados, produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos .
Paralelo entre Arquivo e Biblioteca:
A Arquivística trata de conjuntos. |
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- Quanto ao material: |
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- Forma Textual |
- Publicações Impressas |
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- Quanto à origem: |
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Os documentos são produzidos e conservados com objetivos funcionais. |
Os documentos são produzidos e conservados com objetivos culturais. |
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- Quanto á aquisição e custódia |
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- Não é objeto de coleção, provem das atividades públicas ou privadas, servidas pelo arquivo. |
- Material colecionado de fontes diversas, adquirido por compra, doação ou permuta. |
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- Quanto à avaliação |
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- Preserva-se o material referente a uma atividade, como um conjunto e não como unidades isoladas. |
- Aplica-se a unidades isoladas. |
06. Fotografias, CDs, vídeos, DVDs podem ser considerados documentos de arquivo?
Sim, se forem documentos produzidos e recebidos por uma instituição ou entidade. A forma de tratamento e recuperação da informação será diferente da aplicada aos documentos convencionais.
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07. O que é arquivo impresso?
É todo documento produzido e recebido por uma instituição em decorrência do exercício de atividades específicas, em forma de publicação, o que pode confundir com documentos de Biblioteca. No entanto, o documento de arquivo impresso é produzido em função das atividades da instituição, enquanto que o de Biblioteca é adquirido por compra, doação ou permuta, não sendo portanto, produzido em função das atividades e não tem caráter orgânico.
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08. O que é documento arquivístico?
É a informação registrada, independente da forma ou do suporte, produzida ou recebida no decorrer das atividades de uma instituição ou pessoa, dotada de organicidade, que possui elementos constitutivos suficientes para servir de prova dessas atividades. Tais elementos são:
7.1-Suporte: base física do documento;
7.2-Forma: textual, gráfico, sonoro; cor, tamanho e tipo de letra, data, local, assinatura, destinatário, logomarca, selo, carimbo e outros;
7.3-Anotações: urgente, arquive-se, ciente e outros;
7.4-Contexto: jurídico-administrativo: leis, normas, regimentos, regulamentos, estrutura organizacional, etc. relativos à instituição criadora do documento;
7.5-Documentário: regras de workflow, código de classificação, temporalidade, assunto e outros.
7.6-No caso dos documentos eletrônicos, acrescentem-se outros elementos tais como:
7.7-Forma: links, nome do originador (e-mail), assinatura digital, certificado da assinatura digital e outros;
7.8-Anotações: data, hora e local da transmissão; indicação de anexos e outros;
7.9-Contexto: contexto tecnológico (hardware e software).
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09. O que é um documento eletrônico?
Gênero documental integrado por documentos em meio eletrônico ou somente acessíveis por equipamentos eletrônicos, como cartões perfurados, disquetes e documentos digitais.
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10. O que é um documento arquivístico eletrônico?
É o documento arquivístico processado por um computador.
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11. A correspondência eletrônica (e-mail) é um documento arquivístico?
Sim, desde que contenha informações produzidas ou recebidas no decorrer das atividades da instituição, ou seja, informações que se constituem em fontes de prova dessas atividades.
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