Eventos no Senado - Guia Prático

Para auxiliar na elaboração de seu projeto, destacamos os principais pontos que devem ser observados para garantir o sucesso da iniciativa. Informações completas estão disponíveis no Manual de Eventos do Senado Federal, publicado pela Secretaria de Relações Públicas.

• Data
• Avalie se não há feriados e/ou outras festividades no período. Por exemplo, Carnaval, Páscoa, Dia do Trabalho etc.
• Verifique se não é período de competições esportivas que mobilizem a sociedade como a Copa do Mundo, as Olimpíadas etc. Atenção para os eventos locais como jogos de futebol, de basquete etc.
• Confira se não há outro evento previsto para o mesmo período que você planeja.
  
  
• Horário
• Verifique a rotina da Instituição e consulte os horários de funcionamento das áreas envolvidas no evento.
• Informe qual a duração prevista para o evento.
• Verifique se o horário é compatível com a escala de vôos nacionais e internacionais, quando for o caso.
• Cheque a infraestrutura de transporte do local onde será realizado para melhor dimensionar o horário do evento.
• Atenção para as diferenças de fusos horários quando o evento implicar o comparecimento de convidados de outras regiões do país.
  
  
• Local
• Visite o local escolhido, peça a planta baixa do local e faça uma vistoria do espaço com muita antecedência à data de realização.
• Confira a capacidade do espaço e se ele é adequado para o número de pessoas que você prevê para a solenidade.
• Certifique-se do bom funcionamento dos itens de Segurança como extintores de incêndio, hidrantes etc. Confirme se eles estão de acordo com as exigências dos órgãos competentes.
• Verifique as instalações elétricas, iluminação, equipamento de ar-condicionado entre outros itens indispensáveis.
• Confira se há espaços para a montagem de buffet, de uma secretaria de apoio, banheiros, cabines para tradução simultânea, quando for o caso, sala reservada para autoridades e sala para imprensa.
• Verifique se há estacionamento adequado e espaços alternativos para uso eventual.
• De acordo com o evento, confira se há espaço adequado para ambientação e instalação de peças publicitárias. Confira se há algum regulamento da instituição que defina o uso de publicidade, venda ou exposição de produtos, livros etc. No Senado Federal, por exemplo, a comercialização de produtos é proibida dentro das instalações da Instituição.
  
  
• Perfil do Público
• Identifique o perfil dos públicos com os quais vai trabalhar.
• Faça uma estimativa do número de pessoas aguardadas.
• Confirme se há participantes com dificuldades de locomoção, que utilizem cadeiras de rodas ou que tenham outras deficiências físicas que possam exigir algum acompanhamento especial.
  
  
• Justificativa e Objetivos
• Faça um texto resumido e objetivo explicando qual o motivo para realizar o evento e quais os objetivos pretendidos.
• Neste quesito, procure detalhar o cenário que requer a promoção do evento e adicionar dados, planilhas e outros itens que possam ampliar a compreensão da iniciativa.
  
• Instituições e/ou Parceiros
• Enumere as Instituições participantes e quem são os contatos em cada uma delas.
• Identifique a natureza do apoio a ser recebido desses órgãos e estipule, em documento escrito, a participação de cada um. Por exemplo, parceiro, apoiador, patrocinador etc. Essa definição é indispensável na etapa de divulgação do evento.
• Conteúdo da Comunicação
  • Defina quais os pontos a serem destacados no evento em conformidade com todos os organizadores.
  • Forneça dados relevantes para a divulgação e prepare todo o conteúdo a ser disponibilizado para a Imprensa com a devida antecedência.
  • Esteja atento à elaboração de material para a mídia que deve ser adequado a cada meio de comunicação – impresso ou digital.
  • Verifique a necessidade de preparar mais de um release para o evento, caso ele seja distribuído em vários Estados ou Regiões, assim é possível personalizar os dados publicados e os demais conteúdos à realidade dessas localidades.
  • Oriente as autoridades que participarão do evento sobre a elaboração dos discursos e forneça uma prévia das etapas do roteiro.
  • Analise a oportunidade de produzir um site ou hotsite para o evento e a viabilidade de produzir todo o conteúdo em tempo hábil. Ele pode ser muito útil especialmente quando é necessário informar com rapidez, disponibilizar textos e outros documentos, divulgar o andamento dos trabalhos etc.
  • A utilização de outras ferramentas digitais também deve ser avaliada, caso a caso, conforme o tipo de evento e os públicos a serem alcançados.
    
    
• Convites

Decida com os organizadores do evento o teor do convite e defina:

• A lista de convidados;
• A quantidade de convites a serem enviados;
• O responsável pelo conteúdo do texto;
• O responsável pela criação e produção dos convites;
• A data para envio;
• Qual o tipo de convite a ser enviado: impresso ou eletrônico. A partir daí, delibere como será a distribuição: fax, e-mail, remessa ou entrega;
• O responsável pelo envio dos convites e pelo recebimento das confirmações;
• O responsável pela impressão das listas de convidados para a recepção do evento;
  
  
• Equipamentos e materiais audiovisuais.
  • A partir da definição do formato do evento, determine quem será responsável pela contratação, montagem e acompanhamento; liste também todos os equipamentos e materiais necessários.
  • Sonorização: microfones de pé, microfones de mesa, caixas de som, mesa de edição etc.
  • Iluminação: mesa de iluminação, efeitos possíveis, geradores em caso de pane elétrica etc. Confira se há tomadas suficientes, adaptadores para o novo formato de tomadas já em uso no Brasil e a voltagem (alguns Estados trabalham com 220 w e outros com 110 w).
  • Registro do evento: fotografias, filmagens, transmissão por vídeo conferência etc.
  • Equipamentos: telão para as projeções dos palestrantes e para a transmissão via web, projetor multimídia, computadores, aparelhos de DVD, CD etc.
  • Internet: verifique se haverá transmissão por streaming, cabos para os computadores de mesa e portáteis, acesso à Internet nos computadores disponibilizados para o evento etc. softwares que serão necessários para as apresentações, disponibilidade do conteúdo no site do evento, quando existir.

• Roteiro
  • Defina o roteiro em comum acordo com os membros da organização do evento.
  • Esteja atento para a correção e o bom uso da língua portuguesa.
  • Cheque todos os nomes, pronúncias e grafias a serem citados, especialmente os de escrita estrangeira.
  • Confirme a participação de todas as autoridades previstas para falar no evento.
  • Evite jargões, termos muito técnicos e siglas desnecessárias.
  • Redija um texto sintético e objetivo e dispense o uso exagerado de adjetivos que dão uma conotação desagradável de autopromoção.
  • A escolha do profissional que fará a leitura do roteiro deve ser criteriosa, pois ele deve estar apto a improvisar, fazer adaptações no roteiro, identificar as autoridades e outras personalidades que participarem do evento etc.

• Ambientação
  • Conforme o modelo de evento fixado, podem ser utilizados tablados, palcos, palanques e outros cenários.
  • Para ajudar na composição do cenário, faça uma planta baixa e defina o ambiente de acordo com o espaço disponível, o número de pessoas que usarão o material, equipamentos e móveis que comporão o ambiente, condições de segurança e acesso, bem como de visibilidade da platéia.
  • Lembre-se de reservar um local adequado para a cobertura jornalística, pois os profissionais de comunicação precisam de tomadas, instalação de cabos, praticáveis, mesas de apoio etc. para se posicionarem sem interferir na realização do evento.
  • Defina com o grupo quem será o responsável pela montagem e reserve no cronograma um dia ou mais para a instalação e também para o desmonte e retirada dos equipamentos e móveis.
  • Atenção para a composição de arranjos florais ou simplesmente de arranjos verdes. Leve em consideração o clima do local, o tempo necessário de exposição e a qualidade das plantas mais adequadas para a composição do cenário.
  • Quando possível, utilize materiais facilmente encontrados na cidade do evento porque a oferta é maior e os custos podem ser reduzidos.
  • Em peças de comunicação visual e ambientação é preferível a utilização de material fosco e de cores mais escuras para evitar que as luzes provoquem brilho excessivo e interfiram no registro das imagens feitas pela imprensa.
  • Cuidado com a disposição das peças de comunicação visual. Uma imagem mal colocada pode gerar conotações inapropriadas, seja em filmagens ou em fotografias.

• Cronograma de Execução
• O Cronograma de Execução é um dos documentos mais importantes e balizadores do trabalho de produção de eventos. Permite que você avalie o desenvolvimento das tarefas e possa rever o processo, adaptando às novas condições operacionais.
• Ele deve conter todos os prazos previstos e ser acompanhado diariamente por todos os membros que participam da relacionadas, com o nome do responsável e o descritivo resumido das ações já implementadas.
• Atenção, inclusive, para as datas limites dos trabalhos de avaliação e produção de relatório final do evento.